Qu'est-ce qu'un événement de réseautage virtuel et comment en créer un ?

Saviez-vous que selon l'enquête vFairs, 88,1% des répondants a organisé au moins 1 événement virtuel en 2022?

En comprenant ce que sont ces événements, pourquoi ils sont importants et comment maximiser votre participation, vous pouvez exploiter leur potentiel à

• développez votre réseau,
• obtenir des informations précieuses et
• progresser tant sur le plan personnel que professionnel.

Donc qu'est-ce qu'un événement de réseautage virtuel, et comment pouvez-vous en créer un. Lisez la suite pour découvrir tous les détails essentiels..

Allons-y !

Qu'est-ce qu'un événement de réseautage virtuel?

Un événement de réseautage virtuel est un rassemblement en ligne où des particuliers, des professionnels ou des entreprises se connecter, partager des informations et établir des relations.

Puisqu’il n’existe pas de solution universelle, les événements virtuels peuvent prendre de nombreuses formes:

• des webinaires,
• des conférences,
• ateliers,
• des tables rondes,
• salons virtuels, etc.

Cependant, tous les événements virtuels exploitent des plateformes ou des applications numériques pour faciliter la communication et l’engagement des participants, quel que soit leur type.

Pourquoi les événements de réseautage virtuel sont-ils importants?

Offre d'événements de réseautage virtuel une large gamme d'avantages pour les particuliers comme pour les entreprises.

1. Portée mondiale

En éliminant les barrières géographiques, les événements de réseautage virtuel vous permettent de vous connecter avec un public diversifié et mondial.

De plus, interagir avec un public aussi diversifié vous aide à obtenir nouvelles perspectives, nouvelles opportunités, et un bassin plus large de collaborateurs potentiels.

Ou, tout simplement, vous pouvez favoriser les collaborations internationales et explorer de nouveaux marchés sans quitter votre bureau.

2. Rentabilité

Sans avoir besoin de déplacements, d'hébergement ou de lieux physiques, les événements de réseautage virtuel sont plus rentables.

Ainsi, vous pouvez économiser de l'argent tout en accédant à de précieux opportunités de réseautage.

3. Efficacité du temps

Les événements virtuels offrent souvent des horaires flexibles, vous permettant d'assister à des sessions ou à des réunions à des heures adaptées à votre disponibilité ou à votre fuseau horaire.

4. Commodité

Participer événements de réseautage virtuel signifie que vous pouvez participer depuis votre domicile, votre bureau ou tout autre endroit disposant d'une connexion Internet.

Par conséquent, ils réduire le temps et les efforts associés aux événements traditionnels en personne.

5. Opportunités de réseautage améliorées

En plus d'attirer un public diversifié, les événements virtuels offrent souvent divers formats de réseautage, tels que réunions individuelles, discussions de groupe et séances en petits groupes. C'est cette diversité qui augmente vos chances d'établir des liens significatifs.

6. Accès à l'expertise

Les événements de réseautage virtuel mettent fréquemment en vedette des conférenciers et des experts renommés en tant que présentateurs, vous offrant accès direct aux informations sur l’industrie et au leadership éclairé.

7. Données et analyses

Grâce à technologie digitale, la plupart des événements virtuels peuvent offrir des données et des analyses qui mesurent l'impact de votre participation.

Ainsi, par exemple, vous pouvez suivre les métriques comme niveaux d'engagement, données démographiques des participants et popularité de la session pour affiner votre stratégie de réseautage.

8. Fonctionnalités interactives

Pour reproduire l'expérience de réseautage en personne, les événements virtuels intègrent souvent des fonctionnalités interactives telles que salons de discussion, sessions en petits groupes et salons virtuels où les participants peuvent participer conversations significatives.

En adoptant les réseaux virtuels, vous pouvez exploiter un monde d'opportunités, économiser des ressources, et adapter au paysage changeant du réseautage et des interactions commerciales.

Comment organiser un événement de réseautage virtuel qui attire l'attention?

Quel que soit le format de l'événement, organiser un événement de réseautage virtuel doit comporter les 3 éléments suivants :

• une approche stratégique se concentrer sur un contenu engageant,
• promotion efficace, et
• exécution transparente.

De plus, préparer un événement de réseautage virtuel couvre 3 étapes: avant, pendant et après l'événement.

Top 10 des activités à ne pas manquer avant l'événement

1. Définissez vos objectifs et votre proposition de vente unique (USP)

Avant de commencer à planifier, établir des objectifs clairs pour votre virtuel événement de réseautage.

•  Souhaitez-vous connecter des professionnels dans un secteur spécifique?
• Souhaitez-vous promouvoir votre entreprise?
• Visez-vous à faciliter le partage des connaissances  

De plus, identifiez ce que distingue votre événement. Quelle valeur ou expérience unique les participants tireront-ils de votre événement ?  

2. Comprenez votre public

Connaissez votre public cible préférences, points faibles et intérêts afin que vous puissiez

adaptez votre événement pour répondre à leurs besoins et apporter des solutions.

Tenez également compte de leurs fuseaux horaires, de leurs horaires et de leurs préférences linguistiques lors de la planification de l'événement.

3. Définir une date et une heure

Choisissez une date et une heure adaptées à l'emploi du temps de votre public cible.

Vous devez tenir compte des fuseaux horaires si votre audience est mondiale et essayer d'éviter les conflits d'horaire avec d'autres événements ou jours fériés majeurs.

4. Choisissez la bonne plateforme virtuelle

La sélection de la plateforme virtuelle appropriée est essentielle pour un événement réussi.

Donc, tu devrais sélectionner une plateforme d'événements virtuels fiable et conviviale qui correspond aux objectifs de votre événement.

De plus, assurez-vous qu'il offre caractéristiques essentielles comme

• chat,
• salles de sous-commission,
• les sondages,
• compatibilité avec votre format de contenu (webinaires, tables rondes, ateliers), et
• personnalisable options de marque.

Et enfin et surtout, assurez-vous que prend en charge le nombre prévu de participants.

Vous voulez en savoir plus sur les meilleures applications de conférence pour votre prochain événement virtuel  

Accédez à notre blog Top 10 des applications de réseautage de conférence que vous devez essayer en 2024, pour trouver ce qui est actuellement chaud.

5. Créez un titre et une description convaincants de l'événement

Créer un titre et une description d'événement captivants ne consiste pas seulement à attirer l'attention de votre public.

Il s'agit aussi de communiquer clairement le but de l'événement, les avantages et ce à quoi les participants peuvent s'attendre.

6. Créez du contenu engageant

Élaborer un plan de contenu qui comprend un mélange de formats attrayants, tels que des conférenciers principaux, des tables rondes, des ateliers et des sessions interactives de questions-réponses.

De plus, fonctionnalité experts de l’industrie ou leaders d’opinion qui peut fournir des informations précieuses et provoquer des discussions.

7. Faites la promotion de votre événement

Créer une stratégie de promotion globale qui exploite divers canaux, notamment les médias sociaux, le marketing par courrier électronique, votre site Web et les réseaux industriels.

De plus, créez matériel promotionnel accrocheur et une page de destination où les participants peuvent s'inscrire.

8. Incitations à l'inscription anticipée

Encouragez les inscriptions anticipées en offrir des incitations tel que

• billets à prix réduit,
• des ressources exclusives, ou
• accès anticipé au contenu de l'événement.

Conseil: Les offres à durée limitée peuvent créer un sentiment d’urgence.

9. Vérifiez les exigences techniques

Je ne saurais probablement jamais assez insister sur l'importance d'effectuer un contrôle technique. Vérifiez donc

• La connexion internet,
• qualité équipement audio et vidéo, et
• familiarité avec les fonctionnalités de la plateforme virtuelle.

La même chose s'applique à votre conférenciers invités - Vérifiez s'ils connaissent la plateforme que vous utilisez et répondez à toutes les questions techniques qu'ils pourraient avoir.

Conseil: Si possible, partagez la démo du logiciel, afin que vos invités puissent découvrir l'interface à l'avance.

10. Effectuer un test

Faites un test pour résoudre tout problème technique et assurez-vous que tous les présentateurs sont à l’aise avec leur rôle et leur équipement.

Top 3 des activités à faire pendant l'événement

1. Mettre l'accent sur les opportunités de réseautage

Créez des opportunités de réseautage au sein de l'événement virtuel en utilisant des salles de sous-commission, des fonctionnalités de chat et des sessions de réseautage structurées.

De plus, gardez les séances dynamique, concis et informatif.

2. Créez du buzz

Maintenez l'enthousiasme pendant l'événement en organisant des concours, des défis et des cadeaux en temps réel.

En outre, encouragez les participants à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux en utilisant hashtags spécifiques à l'événement.

Conseil de pro : Saviez-vous que certaines solutions numériques, comme Tapni, peut agir comme un outil de gamification? 

La première personne qui scanne le code QR et fournit des informations de votre profil et obtient une petite récompense.

Pour des idées virtuelles plus amusantes, rendez-vous sur 10 idées de réseautage virtuel que vous devriez mettre en œuvre aujourd'hui.

3. Expérience conviviale

Afin de garantir une expérience transparente et conviviale, fournissez des instructions claires sur la façon de naviguer sur la plateforme virtuelle.

Offrez également une assistance technique et des ressources de dépannage pour résoudre rapidement les problèmes des participants.

Top 3 des activités à faire après l'événement

1. Suivi post-événement

Après l'événement, envoyer des messages de remerciement personnalisés aux participants, partager des enregistrements d'événements et du matériel de présentation, et offrir des opportunités continues de réseautage ou d'engagement.

Conseil de pro : Saviez-vous que vous pouvez facilement connecter votre CRM à votre Profil d'entreprise Tapni et définir des rappels de suivit?

2. Recueillir des commentaires

N'oubliez pas de recueillir les commentaires des participants via des enquêtes ou des formulaires de commentaires.

Vous devez analyser ces données pour comprendre ce qui a bien fonctionné et où des améliorations peuvent être apportées pour les événements futurs.

3. Effectuer une réutilisation du contenu

Tirez le meilleur parti du contenu de votre événement en le réutilisant. Partager enregistrements, diapositives de présentation et points à retenir avec les participants et ceux qui n'ont pas pu venir.

Non seulement cela étend la portée de l'événement, mais cela renforce également votre expertise et votre leadership éclairé.

Envelopper le tout

Organiser un événement de réseautage virtuel réussi implique une planification minutieuse, une promotion efficace, une préparation technique et un suivi post-événement.

Cependant, gérant tous les aspects en plus de l'organisation d'un événement de réseautage virtuel sont accablant. 

Heureusement, les solutions numériques comme Tapni vous aider à organiser des événements virtuels fluides et engageants.

Pourquoi opter pour Tapni?

Non seulement Tapni créer cartes de visite numériques entièrement personnalisables et accessoires, mais Tapni est également livré avec un ensemble robuste de fonctionnalités vous aider à :

🔥 Obtenir analyses exploitables et mesurez le retour sur investissement lors d'événements.

🔥 Facilement partager vos informations dans mplusieurs façons via lien, email, etc.

🔥 Envoyer automatiquement un message à tous les participants qui vous ont contacté ou visité votre profil après l'événement

🔥Organisez vos nouveaux contacts dans des listes modifiables significatives.

🔥 Utilisez votre code QR comme un outil de gamification.

🔥 Mettre un lien direct au profil de réseau social que vous souhaitez que les participants voient.

🔥 Programmer des rappels de suivi pour ne pas oublier de contacter vos nouveaux contacts.

🔥 Et bien plus.

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FAQ

1. Comment planifier un événement de réseautage virtuel?

Pour planifier efficacement un événement de réseautage virtuel, commencez par définir les objectifs et le public cible de votre événement.

Suivant,

• choisir une plateforme virtuelle adaptée,
• créer du contenu convaincant, et
• élaborer une stratégie de promotion globale.

Enfin, assurez une expérience utilisateur fluide, engager vos participants lors de l'événement, et recueillir des commentaires pour affiner les futurs événements de réseautage virtuel.

2. Quelles sont les étapes d'un événement de réseautage virtuel?

Les étapes d'un événement de réseautage virtuel comprennent généralement :

• Planification pré-événement - Définir les objectifs et le public cible, choisir une plateforme et planifier le contenu.
• Exécution d'un événement - Animer des sessions et faciliter le réseautage.
• Activités post-événement - Effectuer des suivis, partager du contenu et recueillir des commentaires pour évaluer le succès de l'événement et apporter des améliorations pour les événements futurs.

3. Quels sont les défis des réseaux virtuels?

Les défis des réseaux virtuels incluent problèmes techniques potentiels comme une mauvaise connectivité Internet, qui peut perturber les conversations et entraver l’engagement.

Aussi, établir des liens significatifs dans un environnement virtuel peut être plus difficile que les interactions en face à face, car les signaux non verbaux sont limités.

De plus, les événements de réseautage virtuel peuvent parfois être écrasant en raison du grand nombre de participants et d’informations partagées, il est plus difficile de se démarquer et d’établir des liens durables.

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